El presente Reglamento complementa los Términos y Condiciones de Espacio Empresarial Trivium, S.L. («Espacio Trivium», «Trivium» o «Espacio») y regula las condiciones aplicables a la celebración de eventos en Espacio Trivium. Su objeto es proteger la reputación, los valores y la integridad del espacio, garantizar la seguridad y comodidad de los miembros, invitados y ponentes, y asegurar que cada actividad celebrada en el espacio sea coherente con la identidad de Trivium como sociedad limitada que presta servicios de networking profesional. Este documento tiene carácter vinculante para los miembros y los organizadores en los términos previstos en el presente Reglamento; sus normas de conducta y demás reglas aplicables serán exigibles a ponentes, invitados y asistentes en la medida en que les sean comunicadas. El Reglamento se integra exclusivamente en las relaciones contractuales aplicables y no tiene naturaleza estatutaria.
El presente Reglamento será vinculante para los Miembros y los Organizadores. Las normas de conducta y demás reglas que resulten aplicables deberán ser respetadas por:
Evento: cualquier actividad organizada y celebrada en Espacio Trivium con uno o más asistentes distintos del personal de Trivium.
Organizador: la empresa, entidad o Miembro responsable de la convocatoria y desarrollo del evento.
Ponente: persona que interviene en calidad de orador, moderador, presentador o experto.
Asistente: toda persona que accede al espacio con motivo de un evento, sea miembro, invitado o externo.
Dirección: el equipo directivo de Espacio Trivium, integrado por sus fundadores y los responsables que estos designen.
Todo evento celebrado en Espacio Trivium debe tener naturaleza profesional, empresarial, cultural o formativa, y debe aportar valor real a los asistentes desde una perspectiva de negocio, inversión, conocimiento o cultura. La Dirección evalúa cada solicitud de forma individual y se reserva el derecho de rechazar cualquier propuesta sin necesidad de justificación. Los criterios de admisión se aplicarán de forma objetiva y no podrán ser discriminatorios, de conformidad con el artículo 21 de la Ley 15/2022, de 12 de julio, integral para la igualdad de trato y la no discriminación.
Toda solicitud de evento deberá presentarse a la Dirección de Trivium con un mínimo de treinta (30) días laborables de antelación e incluirá:
La Dirección comunicará su resolución en un plazo máximo de setenta y dos (72) horas mediante confirmación expresa. La ausencia de respuesta no implica aprobación tácita.
En caso de aprobación del evento, la relación entre Trivium y el Organizador se articulará mediante un PRESUPUESTO DE RESERVA DE ESPACIO, como documento económico separado, en el que se establecerán las condiciones particulares aplicables a su celebración, incluyendo, entre otras, las condiciones económicas, fechas y horarios, servicios contratados y demás aspectos operativos que resulten aplicables. La aceptación del presupuesto mediante el abono de la señal implicará la aceptación íntegra del presente Reglamento, que se incorporará por referencia y se remitirá junto con la confirmación de la reserva. La relación tendrá naturaleza de prestación de servicios y cesión temporal de uso del espacio, y no de arrendamiento de local.
Acceso de los Miembros durante la celebración de eventos. Con carácter general, la reserva del Espacio para la celebración de un evento no impedirá el acceso de los Miembros de Espacio Trivium a las instalaciones, que podrán continuar utilizándolas hasta completar el aforo permitido, sin perjuicio de las limitaciones de uso de las salas concretas reservadas para el evento. Excepcionalmente, cuando así se pacte previamente y quede reflejado en el Presupuesto de Reserva de Espacio, Trivium podrá autorizar la reserva del Espacio en régimen de uso exclusivo, con restricción total o parcial del acceso de los Miembros. Esta modalidad quedará limitada a una franja horaria concreta y a un máximo de uno (1) o dos (2) días por semana, conllevará las condiciones económicas adicionales que se establezcan y requerirá su previsión expresa en los Términos y Condiciones y en el Presupuesto de Reserva de Espacio.
La Dirección de Trivium se reserva en todo momento la facultad de revocar, suspender o cancelar la autorización de un evento ya aprobado si, con posterioridad a dicha aprobación, tuviera conocimiento de circunstancias que pudieran comprometer los valores del espacio, la seguridad de los asistentes o la coherencia con la identidad de Trivium. La suspensión, revocación o cancelación no generará derecho a indemnización frente a Trivium cuando obedezca a causas imputables al Organizador o a sus invitados o a fuerza mayor, y únicamente podrá dar lugar, en su caso, a la devolución de los importes abonados por el uso del espacio.
Con carácter enunciativo y no limitativo, se consideran compatibles con la naturaleza de Espacio Trivium los siguientes formatos:
En aquellos eventos en los que Trivium figure como coorganizador o en su comunicación oficial, el espacio se reserva el derecho de revisar los contenidos con carácter previo a su difusión. Ningún material de comunicación que incluya el nombre, la marca o el espacio de Trivium podrá publicarse sin aprobación expresa de la Dirección.
Queda absolutamente prohibida la celebración de cualquier evento cuyo contenido, temática, materiales o ponentes promuevan, justifiquen o inciten a:
Espacio Trivium es un espacio apolítico. No se celebrarán eventos cuya finalidad sea la propaganda, la campaña electoral o la promoción de partidos políticos, candidatos o ideologías políticas.
No se autorizarán eventos cuya finalidad sea:
Queda prohibida la celebración de cualquier evento cuya finalidad real o aparente sea:
La venta de entradas a través de plataformas de acceso público (Eventbrite, Meetup, redes sociales abiertas o cualquier medio que permita el acceso indiscriminado de personas no identificadas) es incompatible con la naturaleza privada de Espacio Trivium y queda expresamente prohibida.
La gestión de acceso a cualquier evento en Trivium deberá realizarse mediante convocatoria privada y lista cerrada de asistentes previamente conocida por el organizador y comunicada a la Dirección.
No se autorizarán:
Con objeto de garantizar el desarrollo ordenado de los eventos, se establece el siguiente protocolo de acceso:
Todos los asistentes a eventos en Espacio Trivium deberán observar en todo momento un comportamiento respetuoso, profesional y acorde con el carácter del espacio. En concreto:
Está expresamente prohibido:
Se espera de todos los asistentes:
La Dirección de Trivium, o el personal del espacio que esta designe, podrá en cualquier momento durante el transcurso de un evento:
El servicio de bebidas durante los eventos, incluidas las bebidas alcohólicas, se prestará a través de un proveedor externo habilitado (catering). Dicho proveedor deberá estar debidamente habilitado para suministrar o vender bebidas alcohólicas cuando el servicio las incluya. El café y el agua podrán ofrecerse de forma gratuita a los miembros y asistentes.
El consumo de bebidas alcohólicas está permitido exclusivamente a mayores de edad en los espacios habilitados. Trivium se reserva el derecho de denegar o suspender, directamente o a través del proveedor externo, el servicio de alcohol a cualquier persona que muestre signos evidentes de embriaguez o comportamiento inapropiado.
No se permite la introducción de bebidas o alimentos externos sin autorización previa de la Dirección.
Proporcionar a Trivium la lista completa de asistentes con 48 horas de antelación como mínimo.
Comunicar cualquier necesidad técnica, de accesibilidad o de seguridad especial.
Informar a los ponentes, invitados y demás participantes de las normas de conducta y demás reglas que les resulten aplicables, sin exigirles la aceptación íntegra del presente Reglamento cuando no sean Miembros ni el Organizador.
Obtener los permisos y licencias que, en su caso, sean necesarios específicamente para el contenido o desarrollo del evento y que correspondan al Organizador, sin perjuicio de que la obtención y vigencia de las licencias y autorizaciones del local y de la actividad propia de Trivium corresponderán exclusivamente a Trivium.
Abonar el importe acordado en el PRESUPUESTO DE RESERVA DE ESPACIO y en los plazos establecidos.
Solicitar información o presupuestos sobre las necesidades que conlleve el evento (cátering, producción y edición de contenidos audiovisuales post-evento, etc.).
Definición de horarios y concreción de duración del evento (incluyendo preparación y finalización de evento). Se incluirá la gestión por parte de Trivium y, si las circunstancias, materiales o cuestiones técnicas del evento lo requieren, podrá el organizador ser el encargado de colocar todo lo necesario para realizar el evento.
Designar una persona de contacto presente en el evento y localizable por el personal de Trivium en todo momento.
Velar por el comportamiento de sus invitados y tomar medidas correctoras ante cualquier incidencia.
Respetar el horario acordado de inicio y finalización del evento.
No modificar la distribución del espacio ni el mobiliario sin autorización del personal de Trivium.
Retirar todos los materiales, equipos y elementos ajenos al espacio al finalizar el evento. El servicio de limpieza por parte de Espacio Trivium será un servicio extra que se podrá adquirir. Se debe tener en cuenta que el horario máximo del evento será hasta las 20.00h, entendiendo que la limpieza se realizaría en la siguiente hora (20-21-00h). Si excede ese espacio (ya sea por parte de Espacio Trivium o del organizador, tendrá un coste extra y un máximo de duración de una hora, hasta las 22.00h).
Horario de funcionamiento y de los eventos. Los eventos se desarrollarán dentro del horario de funcionamiento del Espacio vigente en cada momento. Trivium podrá ampliar o modificar dicho horario- incluida, en su caso, la apertura en sábados u otros días, o la ampliación del horario de cierre-, comunicándolo a los Miembros y Organizadores a través de los canales oficiales, y siempre dentro de los límites que resulten de las licencias y autorizaciones administrativas aplicables, del contrato de arrendamiento del local y de la normativa vigente.
Comunicar a Trivium cualquier incidencia, daño o accidente ocurrido durante el evento.
Responder económicamente por los daños materiales causados en el espacio o el mobiliario por el organizador, sus ponentes o sus invitados.
El Organizador asume plena responsabilidad sobre el contenido de las presentaciones, materiales distribuidos y declaraciones realizadas durante el evento, así como sobre su licitud y adecuación a la normativa aplicable.
Trivium no asumirá responsabilidad por el contenido de los eventos ni por los actos u omisiones del Organizador, sus ponentes, personal o invitados, sin perjuicio de la responsabilidad que corresponda a Trivium por sus propios actos u omisiones conforme a la normativa aplicable y de su facultad de intervenir o suspender el acto conforme a lo establecido en el presente Reglamento.
El Organizador será responsable frente a Trivium y frente a terceros de cuantos daños personales o materiales se causen durante el evento por él, sus ponentes, personal o invitados, así como del incumplimiento de la normativa aplicable, incluyendo la relativa a licencias, aforo, seguridad, prevención de riesgos y propiedad intelectual de los contenidos.
El Organizador mantendrá indemne a Trivium frente a cualquier reclamación derivada del contenido o del desarrollo del evento, incluidas las formuladas por asistentes, terceros o autoridades. Esta obligación de indemnidad no sustituye a un seguro de responsabilidad civil.
Para determinados eventos- en función del aforo, la naturaleza de la actividad, el consumo de alcohol o la presencia de terceros-, Trivium podrá exigir al Organizador la suscripción y acreditación de una póliza de responsabilidad civil con cobertura suficiente, cuya vigencia deberá justificarse con carácter previo a la celebración del evento.
La suspensión, revocación o cancelación de un evento por causas imputables al Organizador o a sus invitados, o por fuerza mayor, no generará derecho a indemnización frente a Trivium, más allá, en su caso, de la devolución de los importes abonados por el uso del espacio.
En cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante, el «RGPD»), así como en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante, la «LOPDGDD»), y en función de cómo se gestione la inscripción, se aplicará el siguiente régimen mixto: (i) cuando los asistentes se inscriban y acepten las condiciones directamente frente a Trivium, Espacio Empresarial Trivium, S.L. actuará como responsable del tratamiento y tratará los datos para gestionar su inscripción, participación y asistencia, así como las comunicaciones y actuaciones organizativas, administrativas y logísticas necesarias para la correcta celebración del evento, sobre la base jurídica de la ejecución de la relación derivada de la inscripción, de conformidad con el artículo 6.1.b) del RGPD; y (ii) cuando la inscripción la gestione el Miembro organizador y este comunique posteriormente a Trivium la lista de asistentes, Trivium y el Miembro organizador deberán definir el reparto de roles y responsabilidades que corresponda —responsables independientes, corresponsables o responsable y encargado del tratamiento— y, en su caso, suscribir el correspondiente encargo de tratamiento. En este segundo escenario se analizará y documentará la base jurídica aplicable a cada tratamiento y se facilitará a los asistentes la información exigida por la normativa de protección de datos.
En cualquier momento podrá ejercer los derechos reconocidos en los artículos 15 a 22 del RGPD, incluidos los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y limitación del tratamiento, dirigiéndose a privacy@espaciotrivium.com o mediante correo postal a Calle Serrano 6, 1º-3, 28001 Madrid. Puede consultar información adicional y detallada sobre el tratamiento de sus datos personales en la Política de Privacidad disponible en https://espaciotrivium.com/politica-de-privacidad.
Si considera que sus datos personales no han sido tratados correctamente o que sus solicitudes de ejercicio de derechos no han sido atendidas de forma satisfactoria, podrá dirigirse a privacy@espaciotrivium.com o, su caso, presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Espacio Empresarial Trivium, S.L. informa de que las sesiones y ponencias celebradas durante el evento podrán ser fotografiadas o grabadas para difundir y documentar la celebración del evento a través de sus canales corporativos. Cuando la imagen o la voz de un asistente vaya a utilizarse con fines promocionales o comerciales, o cuando el asistente aparezca de forma individualizada o protagonista, Trivium recabará previamente su consentimiento expreso en el formulario de inscripción del evento correspondiente.
Los ponentes y moderadores que aparezcan de forma individualizada deberán haber autorizado previamente la utilización de su imagen y voz. Los asistentes podrán aparecer en planos generales meramente accesorios, siempre que se les informe previamente de ello y se procure evitar su identificación; este régimen no sustituye el consentimiento expreso exigible para usos promocionales o comerciales individualizados ni permite invocar el interés legítimo como base para estos últimos.
Cuando la utilización de la imagen y/o voz de un asistente requiera su autorización, especialmente cuando aparezca de forma individualizada o protagonista y las imágenes se destinen a finalidades promocionales o comerciales, Trivium recabará su consentimiento expreso en el formulario de inscripción de cada evento.
La captación y utilización de la imagen o voz de menores estará sujeta a los requisitos específicos de autorización y protección previstos en la normativa aplicable.
En cualquier momento podrá ejercer los derechos reconocidos en los artículos 15 a 22 del RGPD, de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad, limitación, así como a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas, en su caso, enviando un correo electrónico a privacy@espaciotrivium.com o mediante correo postal a Calle Serrano 6, 1º-3, 28001 Madrid.
Si considera que los datos no son tratados correctamente o que las solicitudes de ejercicio de derechos no han sido atendidas de forma satisfactoria, tienen el derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos que corresponda, siendo la Agencia Española de Protección de Datos (en adelante, “AEPD” la indicada en el territorio nacional. Las partes pueden solicitar más información en la página web de la AEPD (www.aepd.es).
El incumplimiento por parte del organizador de cualquier obligación establecida en este Reglamento podrá dar lugar, según la gravedad:
El incumplimiento por parte de un miembro de las normas de conducta establecidas en este Reglamento podrá dar lugar a:
Los invitados que incumplan las normas de conducta podrán ser expulsados del evento y del espacio de forma inmediata. El Organizador o el Miembro que cursó la invitación asume la responsabilidad derivada de la conducta de sus invitados.
A efectos de graduación, se considerarán infracciones graves, entre otras:
Podrán celebrarse en Trivium eventos, reuniones o presentaciones en los que los Miembros, empresas organizadoras o terceros invitados expongan proyectos empresariales, oportunidades de inversión, fondos, criptoactivos u otros productos o estructuras de carácter financiero, siempre que dichas actividades se desarrollen de conformidad con la normativa aplicable.
La participación de Trivium en este tipo de eventos se limitará a la organización y puesta a disposición del Espacio y de los medios necesarios para su celebración, sin que Trivium preste servicios de inversión, asesoramiento financiero, colocación, recepción o transmisión de órdenes, intermediación, captación de fondos o cualquier otro servicio sujeto a autorización administrativa.
La presentación o promoción de cualquier proyecto, producto o inversión será realizada exclusivamente por el Organizador o por la persona o entidad responsable del mismo, que deberá determinar y cumplir los requisitos legales y regulatorios que resulten aplicables en cada caso, incluyendo, cuando corresponda, los relativos a autorizaciones, documentación informativa, comercialización, restricciones de acceso o características de los destinatarios.
Cuando durante un evento se pretenda formalizar cualquier inversión o contratación, esta deberá realizarse directamente entre las partes correspondientes y bajo la exclusiva responsabilidad del Organizador o por la persona o entidad responsable del proyecto, a través de los procedimientos y canales habilitados por éste y con cumplimiento de la normativa aplicable.
Trivium podrá solicitar al Organizador la información o documentación que considere razonablemente necesaria para comprobar que la actividad proyectada puede desarrollarse en el Espacio, pudiendo rechazar o suspender el evento cuando existan dudas razonables sobre su legalidad o sobre la naturaleza de la actividad que pretenda desarrollarse.
En todo caso, la aprobación o celebración de un evento por parte de Trivium no supone validación, recomendación, garantía ni respaldo alguno respecto de los proyectos, productos, inversiones o entidades que sea objeto de las presentaciones realizadas.
En los eventos donde se prevea servicio de bebidas alcohólicas, el servicio se prestará a través de un proveedor externo habilitado (catering), que deberá estar debidamente habilitado para suministrar o vender bebidas alcohólicas cuando corresponda. La obtención y vigencia de las licencias y autorizaciones del local corresponden a Trivium. El Organizador deberá:
La presencia de menores de edad como asistentes a eventos deberá ser comunicada a la Dirección en la solicitud. Trivium se reserva el derecho de establecer condiciones adicionales o de denegar la presencia de menores en determinados tipos de eventos, especialmente aquellos con consumo de alcohol o contenido financiero.
En eventos con asistentes o ponentes internacionales, el Organizador será responsable de que el presente Reglamento y las normas que resulten aplicables se comuniquen en el idioma correspondiente. Los invitados y asistentes que no sean Miembros ni el Organizador deberán ser informados de las normas aplicables, sin que se les exija aceptar íntegramente el presente Reglamento.
La Dirección de Trivium se reserva el derecho de modificar el presente Reglamento en cualquier momento. Las modificaciones serán comunicadas a los miembros con un mínimo de treinta (30) días de antelación a su entrada en vigor. Los presupuestos de reserva de espacio y demás documentos contractuales ya aceptados en el momento de la modificación se regirán por la versión del Reglamento vigente en el momento de su aceptación.
Cualquier duda en la interpretación del presente Reglamento será resuelta por la Dirección de Trivium, cuya decisión tendrá carácter definitivo en el ámbito interno del Espacio, sin perjuicio de los derechos que asisten a las partes en el ámbito judicial.
El presente Reglamento se rige por la legislación española vigente. Para cualquier controversia derivada de su aplicación, las partes se someten a los Juzgados y Tribunales de la ciudad de Madrid, con renuncia a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles, salvo que el Miembro tenga la condición legal de consumidor o usuario, en cuyo caso serán competentes los Juzgados y Tribunales que correspondan conforme a la normativa imperativa aplicable, sin que esta cláusula suponga renuncia a fuero alguno que legalmente le corresponda.
El Organizador acepta expresamente el presente Reglamento mediante la aceptación del PRESUPUESTO DE RESERVA DE ESPACIO, que se perfecciona con el abono de la señal, en los términos previstos en el Capítulo II.
Los Miembros quedan sujetos al presente Reglamento de conformidad con lo previsto en los Términos y Condiciones de Trivium.
Los invitados y asistentes que no sean Miembros ni el Organizador no deberán aceptar el presente Reglamento. Únicamente se les informará, con carácter previo al evento, de las normas que les resulten aplicables y, en el formulario de inscripción de cada evento, deberán aceptar la Política de Privacidad y, cuando corresponda, prestar su consentimiento expreso para el uso de su imagen y voz.
El mero acceso al espacio o al evento no implicará la aceptación íntegra del presente Reglamento ni autorizará, por sí solo, la captación o utilización de la imagen y/o voz de los asistentes. La información y, en su caso, los consentimientos relativos a la imagen y/o voz se regirán por lo previsto en el Capítulo VII y por la normativa aplicable.
ESPACIO TRIVIUM · Calle Serrano 6, Madrid · Documento sujeto a revisión legal
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